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印象アップのメール術 ビジネスメールの基本的な書き方&マナー

2019.4.15

今回は転職活動を行う際に押さえておきたい、ビジネスメールの書き方をご紹介したいと思います。仕事で使えるメールのマナーを身につけて、ビジネスパーソンとしての印象をアップさせましょう!

LINEなどのSNSがコミュニケーションツールとして使われるようになって久しいですが、ビジネスのシーンではメールを使ったやり取りがまだまだ主流です。

それは転職活動、採用活動においても同様で、ビューティーコンシェルキャリアでも求人掲載企業への質問や応募後の企業とのやり取りにはサイト内のメールサービスをお使いいただく場合があります。

ただ、私用で使うメールと仕事で使うメールとでは書き方やマナーが違うため、転職活動で使うメールの書き方に不安を感じている人も多いのではないでしょうか。

とくにお仕事ではメールを使用していない方や、ブランクのある方の中には、メールがネックになって応募を躊躇してしまう人もいるのでは?

そんなわけで今回は転職活動で押さえておきたい好印象のメール術をご紹介したいと思います。転職活動やお仕事で差がつくメールスキルを身につけて転職活動を有利に進めましょう。

面接の日程調整に使える文例も掲載しますのでぜひご活用ください!

 

応募先企業へのメール、選考はもう始まっているかもしれません!

転職活動は書類選考と面接だけしっかりしていれば大丈夫なんて思っていませんか?

実は企業の採用担当者は、メールでの対応や電話での話し方など、企業と応募者の間のすべてのコミュニケーションにおいて目を光らせています。

特に美容系のお仕事はお客様と直接コミュニケーションをとる場面が多く、採用担当者とのやり取りはすべてお客様への姿勢として厳しくチェックされることは意識しておいた方が良いでしょう。

さて、今回はメールについてですが、採用担当者はメールのどこをチェックしているのかをまずは押さえておきましょう。

 

採用担当者はメールでなにをチェックしている?

応募先企業とのメールはいわゆるビジネスメールといわれる形式で書くのが望ましいとされます。

そのメールからは社会人としての基本的なマナーやスキル、コミュニケーション能力の有無が見られていると考えて良いでしょう。

具体的に言うと

  • ビジネスメールの基本を押さえているか
  • 正しい日本語、敬語が使いこなせているか
  • 相手に伝わりやすい思いやりのある内容になっているか
  • 企業からのメールをしっかりと理解してそれに対する返信ができているか

などです。

メールを送信してから企業の反応が鈍くなってしまった、面接の日程調整がなかなか進まないなどの経験があるという方は、メールスキルに何らかの問題があるのかもしれません。

 

ビジネスメールの基本の型

採用担当者へのメールというとつい身構えてしまうかもしれませんが、手紙や文書と異なりビジネスメールは簡潔なことが求められるため、一度その型を覚えてしまえば簡単に作成することができるようになります。

まずはその基本の型を覚えてしまいましょう。

1.件名

2.宛名

3.挨拶&名乗り

4.用件

5.結びの挨拶

6.署名

※件名は件名欄に、それ以外は本文欄に記載します。

この6つがビジネスメールの主な構成要素になります。これらの要素を過不足なくマナーを守って記載することで丁寧でわかりやすいビジネスメールが出来上がります。

 

ビジネスメールのマナー

ビジネスメールの基本の型を覚えたら、次は具体的にどのように書くと印象アップにつながるのか、メールを作成する際に気をつけたいポイントについて見ていきましょう。

今回は転職活動でメールを作成することを想定して文例を掲載しますので、実際にメールを送る際にはアレンジしてご活用ください。

 

1. 件名は「用件」+「自分の名前」を書いてわかりやすく!

採用担当者だけでなく、仕事でメールを利用している人は毎日たくさんの量のメールを処理しなくてはなりません。そういう人にとって件名は素早く重要度と返信の要不要を判断するための一番の情報源と言っても過言ではありません。

わかりにくい件名や件名なしでは、返信が後回しにされてしまったり、最悪読んでもらえなかったりという危険もあります。

それだけ、メールにおいては件名が重要だということをしっかりと理解して件名を作成してください。

件名は誰がどんな用件でメールを送ってきたのか一目でわかるものをつけるのが鉄則です。

スマートフォンからメールを送る人はうっかり件名を省略してしまうこともありますので、件名が付けられているかメールを送信する前に必ず確認してください。

 

例)

・件名:面接日について 〇〇〇〇〇(自分のフルネーム)

・件名:履歴書・職務経歴書送付の件 〇〇〇〇〇(自分のフルネーム)

・件名:△月△日面接のお礼 〇〇〇〇〇(自分のフルネーム)

 

また、企業からのメールに返信する際、件名の頭に「Re:」と自動でつけられますが、これは削除しない方が良いとされています。ただ、いくつも連なるとメーラーによっては件名が見えなくなってしまうこともありますので、2つぐらい残して後は削除してしまっても良いかもしれませんね。

 

2. 宛名は正確に、省略しない

宛名には「会社名」「部署名」「担当者名」「敬称」を書きます。※場合によっては役職名も

 

例)

・株式会社□□□□

人事部 ■■■■■様

 

会社名は株式会社などを省いたり、(株)と省略したりするのは失礼とされます。また部署名などは会社によって異なりますので、求人ページや先方からのメール、会社のホームページなどをチェックしてできるだけ正確に省略せずに書くことを心がけてください。

担当者の名前がわかっている時には「担当者名+敬称」で記載しますが、わからない時は「採用ご担当者様」で問題ありません。

 

3. 丁寧な挨拶&簡単な自己紹介

ビジネスレターとは違いメールでは時候の挨拶などを省略しても失礼に当たりません。ただし、何もないのは社会人として良い印象を持ってもらえません。挨拶があるか、ないかでメールの印象が大きく変わりますので、最低限で構いませんので礼儀正しく丁寧に挨拶をしましょう。

挨拶の後には、簡単な自己紹介を付け加えると良いでしょう。最後に送信者名を記載するとは言え、メールをスムーズに読み進んでもらうためにも、きちんと最初に名乗っておくことが大切です。

 

例)

・お世話になっております。

貴社のエステティシャン求人に応募させていただきました、〇○○○(フルネーム)と申します。

 

4. 用件は読みやすく簡潔に!

ビジネスメールの基本は受け取った人が素早く内容を理解でき、簡単に返信できるよう配慮して書くことです。

そのためには、回りくどい書き方や丁寧すぎる内容で、用件がぼやけてしまうことがないようにしなくてはなりません。具体的にかつ、簡潔に!を心がけて作成してみてください。

履歴書や職務経歴書の書き方や、面接での受け答えと同じように、まずは一番言いたいことを最初に書くようにしましょう。後は必要な情報を取捨選択し記入しましょう。

その時、改行や箇条書きなどを利用し、長すぎず、読みやすいメール文面になるように工夫してみましょう。

 

例)

【面接の日程の候補を挙げる時】

面接日についてご連絡いただき、ありがとうございます。

面接希望日ですが、以下の日程でご調整いただけますと幸いです。

  1. 〇月〇日(〇) 〇時~〇時
  2. 〇月〇日(〇) 〇時~〇時
  3. 〇月〇日(〇) 〇時~〇時

 

【提示された面接日の候補がどれも都合が悪い時】

面接日についてご連絡いただき、ありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、ご指定いただいた日程は別の用事があるため、お伺いすることができません。

誠に恐れ入りますが、別の日程で再調整いただけないでしょうか。

以下、面接希望日になります。

  1. 〇月〇日(〇) 〇時~〇時
  2. 〇月〇日(〇) 〇時~〇時
  3. 〇月〇日(〇) 〇時~〇時

※面接の希望日をいくつか添えることで、無駄なやり取りを減らすことができます。

 

【履歴書、職務経歴書等をメールで送信するとき】

先ほどご指示いただきました履歴書と職務経歴書をお送りいたします。

※添付するファイル名もわかりやすいものにすると印象アップ!(送付日、自分の名前、内容をファイル名に)

※ファイル形式はPDFを使用する

 

先方からのメールに返信する際は、メール内容をよく読み、理解したうえで必要な内容を漏れなく記載しましょう。

相手からの質問や依頼に対し的外れな回答をしたり、内容が不足していたりすると、いたずらにメール回数が増え、採用担当者からの評価が下がってしまうこともあります。

 

5. 結びの挨拶も忘れずに

用件をしっかり伝えたら、結びには再度挨拶を付け加えましょう。相手への気遣いができることで印象アップにつながります。

 

例)

・お手数おかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

・お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

・ご査収の程よろしくお願いいたします。(履歴書や資料等を添付して送信する時)

 

6. 最後は自分の名前と連絡先を記載

ビジネスメールにおいては、最後に署名を入れることがマナーとされています。

署名には、自分の氏名のほかに、応募先企業とのやり取りに必要になるだろう情報について記載しておくと良いでしょう。

署名だと一目でわかるようなデザインにしておくと連絡先がわかりやすくて良いですね。

 

例)

*****************************************************************

氏名(読みにくい場合はふりがなも)

住所(郵便番号から)

電話番号

メールアドレス

*****************************************************************

 

応募前の質問メールなどの場合は、ご自身が公開しても良いと思う情報のみ記載しましょう。

また、メールフォームなどを利用している場合は、改めての記載が必要ない場合もありますが、念のため記載しておいた方が親切かもしれません。

 

企業からのメールにはなるべく早く返信する

メールの文面のほかにも、メールの返信は早ければ早いほど採用担当者にとって有難いものです。

それを踏まえた上で、メールが届いてから半日以内に、遅くても24時間以内を目標に返信するようにしましょう。

素早い返信からはあなたの仕事に対する姿勢や、相手への思いやり、応募先企業に対する熱意がきっと伝わるはずです。

 

【メール文例】面接日程の調整

件名:面接日について 〇〇〇〇〇(自分のフルネーム)

 

株式会社□□□□

人事部 ■■■■■様

 

お世話になっております。

貴社のエステティシャン求人に応募させていただきました、〇〇〇〇〇(自分のフルネーム)と申します。

面接日についてご連絡いただき、ありがとうございます。

面接希望日ですが、以下の日程でご調整いただけますと幸いです。

  1. 〇月〇日(〇) 〇時~〇時
  2. 〇月〇日(〇) 〇時~〇時
  3. 〇月〇日(〇) 〇時~〇時

 

お手数おかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

 

****************************************************

〇〇 〇〇〇(●●●● ●●●)

Mail:

Tell:

住所:〒

*****************************************************

 

間違った日本語、誤字脱字、敬語の誤用に注意!

ビジネスメールは簡潔でわかりやすい内容であることが求められるため、内容自体についてはそれほど難しく考えなくても良いでしょう。

しかし、シンプルな内容であるがために、日本語の使い方が間違っている、誤字脱字がある、敬語の使い方がおかしいなどはかえって目立ってしまいます。社会人としてのマナーやスキルに疑問を持たれてしまうことにもつながりますのでくれぐれも注意してください。

 

【間違いやすい言葉】

  • ×御社→〇貴社
  • ×了解しました→〇承知いたしました/〇かしこまりました
  • ×よろしかったでしょうか→〇よろしいでしょうか

【二重敬語】

  • ×うかがわせていただきます→〇うかがいます
  • ×おっしゃられる→おっしゃる

 

メールを作成したら、

  • 声に出して読んでみる
  • 家族や身近な人に意味が通じるか、誤った言葉使いをしていないかをチェックしてもらう

のも良いかもしれませんね。