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履歴書・職務経歴書を手渡しする時のマナー

2019.12.3

履歴書や職務経歴書などを面接の際に持参するように言われることはよくあります。今日は選考に必要な書類を手渡しする時にあなたの印象をアップさせる、基本のマナーについて見ていきましょう。

転職活動において面接や会社説明会の際に履歴書や職務経歴書を持参するように言われることはよくあります。

皆さんは書類をどんな状態で持っていきますか?また、どのように担当者に手渡しますか?

今日は選考に必要な書類を手渡しする時にあなたの印象をアップさせる基本の方法について見ていきましょう。

 

履歴書・職務経歴書を手渡しする時も封筒は必要!

一生懸命に作成した履歴書や職務経歴書。郵送しない場合でも、応募先の会社の人に手渡す前に汚れたりしわになったりしないよう、書類はクリアファイルに挟んだ※うえで封筒に入れるようにしましょう。

※挟む順番は履歴書が一番上で次が職務経歴書、その他の書類がある時はその下に

その時に注意したいのは、カバンに入れた時に折り曲がらないように気をつけることと、封はしないこと。

せっかく封筒に入れていても、その封筒がヨレヨレでは中身を見る前からあなたの印象を下げられてしまうかもしれません。

また、封筒に封をしないことに関しては、履歴書・職務経歴書を持参する際、封筒から出して手渡したり、受付の人などがその場で中身を確認したりすることがあるからです。その時に余計な手間をかけさせない(かけない)で済むよう考慮しましょう。

他にも、履歴書や職務経歴書を封筒に入れることで、より「選考書類を丁寧に扱っている」「細かいところまで気を遣える人」という印象を与えることが期待できます。

 

封筒の選び方

履歴書や職務経歴書を封筒に入れる場合、書類を必要以上に折らないで済む大きさの封筒を選ぶことが好ましいとされています。

履歴書はB4サイズを二つ折りにしたB5サイズか、A3サイズを二つ折りにしたA4サイズが一般的。職務経歴書はビジネス書類として一般的なA4サイズで作成します。

また、クリアファイルもビジネスの現場ではA4サイズが一般的とされています。

クリアファイルに挟んだ書類を封筒に入れることを考えると、A4サイズの書類を折らずに入れられる封筒を用意することが望ましいでしょう。

A4サイズの書類を折らずに入れられる封筒のサイズは「角型2号」または「角型A4号」です。

 

色については白色がおすすめです。お祝いなどでも使用される白い封筒は茶封筒よりもきちんとした印象を与えられます。

ただし、白色の封筒は透けやすいものもあります。厚さが十分なものを選ぶようにしましょう。

 

封筒の書き方

左:表面/右:裏面

履歴書・職務経歴書を持参する場合、当事者同士が直接やり取りをするため、封筒に宛先を記入する必要はありません。また、同じ理由で添え状や送付状も必要ありません。

ただし、それ以外は郵送の場合と同じように書く必要があります。

封筒の表面には、左下に「履歴書在中」と書いてください。赤色のペン(油性の赤ペンが好ましい)で記入し、文字の周りを長方形で囲みます。長方形はフリーハンドではなく丁寧に定規を使って書きましょう。

上手に書けないという人は文房具店などで購入できる履歴書在中スタンプを使ってみても良いかもしれません。

そして裏面は、左下に自分の住所、氏名を書きます。

手渡しするのだから封筒には何も書かなくても良いのでは?と思う方もいるかもしれませんが、誰からのどんな書類であるのかが一目でわかるように封筒を書くことは相、手への気遣いを表すことでもあります。

 

履歴書・職務経歴書を手渡しする時のマナー

選考書類を手渡しする際のマナーとして基本のマナーとシチュエーション別のマナーがありますのでそれぞれ順番に見ていきましょう。

 

<基本のマナー>

履歴書や職務経歴書を手渡しする際は、礼儀正しさと相手への思いやり、謙虚さを表すことが肝心です。ポイントは次の通りです。

  • 書類(または封筒)はお辞儀をしながら両手で差し出す。
  • 手渡すときに「履歴書と職務経歴書をお持ちしました。本日はよろしくお願いいたします。」など一言添える。
  • 書類(または封筒)を差し出す向きに注意。正しい向きは渡す相手がそのまま読める(読みやすい)方向。
  • 相手から求められたタイミングで渡せるように取り出しやすい位置に用意しておく。

書類をぞんざいに扱ったり、その場でもたもたしてしまったり、相手に手間をかけさせてしまったりすると、あなたの印象を悪くしてしまうこともありますので気をつけましょう。

 

<シチュエーション別マナー>

履歴書や職務経歴書を手渡しするシチュエーションとして2つのパターンが考えられます。

一つは面接官に直接手渡す場合。もう一つは受付などの取り次ぎスタッフに手渡す場合です。

それぞれのパターンで手渡す方法は少し異なりますので見ていきましょう。

 

・面接官に手渡す場合

面接を受ける部屋などで面接官に履歴書・職務経歴書を手渡す場合は、封筒から出してクリアファイルに挟まれた状態で渡します。

すぐに書類に目を通したい面接官に封筒を開ける手間をかけさせないようにするためです。

その時、封筒はクリアファイルの下に重ねます。

もちろん、面接官から封筒やクリアファイルから出して渡すように言われたり、持ち帰るよう言われたりすることがあれば、その指示に従ってください。

また、面接官によって書類の提出を指示するタイミングは異なります。たいていは面接が始まると同時にということが多いようですが、面接終わりに求められることもあります。カバンの取り出しやすい位置に入れて準備しておきましょう。

 

・受付などで手渡す場合

受付や取り次ぎ係など、面接官以外の人に手渡す場合には封筒のまま手渡します。

というのも、履歴書や職務経歴書は歴とした個人情報であるからです。個人情報の取り扱いについては近年問題になることもありますから、慎重に扱う姿勢を見せることも大切です。

もちろん、取り次ぎスタッフが確認する権限を会社から与えられている場合はその限りではありませんが、そうでない場合もありますから念のために封筒のまま渡し、封筒から出すよう指示をされたらその指示に従ってください。

また、採用担当者ではないからと言って気を抜いた渡し方をしないよう気をつけましょう。面接官に渡すとき同様、「履歴書在中」と書かれた封筒の表面を上にして、相手から見て読みやすい方向に両手で差し出しましょう。「よろしくお願いいたします。」の一言も忘れずに。

 


いかがでしたか?

履歴書や職務経歴書は書かれている内容だけでなく、書式や読みやすさ、そしてその渡し方までもが選考の対象になります。

心を込めて書いた履歴書や職務経歴書ですから、しっかりとあなたの熱意やアピールが伝わるよう、礼儀正しく、謙虚に思いやりをもって相手に手渡すことを心がけてくださいね。