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転職や再就職への第一歩。提出書類の作成はとても大切です。前編では、履歴書の基本と作成ヒントを中心にご紹介しました。後編では職務経歴書の基本と、履歴書と職務経歴書を提出する際の基本確認事項をお伝えします。

提出書類の基本(前編)　～履歴書と職務経歴書～

職務経歴書の基本

ここでは、書類で職務経歴書を用意する場合の基本事項を確認していきましょう。

【様式】
一般的に職務経歴書は、A4縦サイズの白無地の紙1～2枚程度にパソコンで横書きに作成します。
決められたフォーマットはありません。レイアウトや文字の大きさなど、記載の見やすさもアピール要素となるため、採用担当者が見やすい、読みやすいことを意識して作成することが大切です。罫線や改行、箇条書きなどを効果的に使いましょう。使用するフォントは明朝体が一般的です。職務経歴書の全体でフォントは統一しましょう。

記載項目は自由ですが、冒頭部分の「タイトル」「氏名」「日付」及び「職務経歴」は必須です。その他は、履歴書との兼ね合いや自分の強み、職務経験や能力をアピールできる項目を記載します。

〇一般的な記載内容
■タイトル(職務経歴書)
■年月日(提出日や面接日)
■名前
・応募職種
・職務要約
■職務経歴
・活かせる経験、知識、能力
■自己PR
・志望動機

※■の項目は必須項目だと考えてください。

上記以外でも、応募先企業の求人内容に合わせて「自身のやる気や強みをPRできる項目」があれば自由に追加してOKです。「この人に会ってみたい！」と思わせる職務経歴書になるよう頑張りましょう。

【職務経歴の書き方】
代表的な形式は「編年体形式」と「キャリア形式」の2つがあります。あなたの経歴や応募先との関係などから、よりアピール度の高くなる形式を選びましょう。

〇編年体形式　(時系列に沿って、その時々の業務内容をまとめていく方法)
・職歴を分かりやすく伝えることができる
・職務についての習熟度を効果的に伝えることができる
・キャリアの短い人や異動や転職の回数が少ない人に適する
・特定のキャリアや強みをPRできないことがデメリット

〇キャリア形式　(今までの職務経験や携わったプロジェクトで、どんな成果を挙げたのかを重点的に書く方法)
・キャリアが豊富な人や転職回数が多い、技術職などスペシャリストに適している
・「何をやってきたのか」「得意分野が何か」などが伝わりやすいことがメリット
・職歴を伝えにくいことがデメリット

◇ポイント◇
決められたフォーマットがないため、難しく感じる人も多いと思いますが、履歴書と同様、職務経歴書にも無料でダウンロードできるテンプレートがたくさんあります。自分の状況とぴったり同じというものが見つからなくても、応募先求人に合わせて、項目を増やしたり減らしたりと微調整を行い、自分の魅力が表現できる職務経歴書を作成してください。

職務経歴書の内容については、こちらのコラムを参考にしてください。

職務経歴書の書き方　～作成のヒント～

履歴書・職務経歴書を提出する

◇ポイント◇
履歴書・職務経歴書の作成が終わったら、必ずコピーして手元に残しておきましょう。

面接においては、提出書類(特に職務経歴書)の記載内容に基づいて質問をされることが多いので、その記載内容を忘れてしまったり、記載内容と矛盾するような応答をしないよう、完成した履歴書・職務経歴書はコピーしておき、面接前に確認しましょう。次に作成する際にも参考になります。

【郵送の場合】

〇送付状、添え状を必ず添付する
・応募または希望職種を明記
・履歴書、職務経歴書に興味を持ってもらうためのアピールを簡単に記入する
・同封している書類を明記

〇封筒
・A4サイズの白封筒が一般的
・宛名は黒で縦書き
・表面の左下に赤いボールペンで「履歴書在中」と書き、定規を使って四角く囲う
・封筒に入れる前に添え状と提出書類をクリアファイルに入れるとより丁寧な印象を与えられる
・裏には投函する日付、自分の住所・名前を縦書きで書く(都道府県名から、建物名などを省略しない)

【持参する場合】

・必ず封筒に入れて持っていく(郵送の時同様、クリアファイルに入れると丁寧な印象)
・A4サイズの白封筒が一般的
・送付状、添え状は入れない
・封筒の宛名は書かない
・表面の左下に赤いボールペンで「履歴書在中」と書き、定規を使って四角く囲う
・裏には提出する日付、自分の住所・名前を縦書きで書く(都道府県名から、建物名などを省略しない)

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以上が前後編に分けてご紹介した「提出書類」に関する基本的な確認事項となります。

提出書類は、書類審査から面接、採用決定まで全ての選考過程にかかわってくる大変重要なものです。内容だけでなく、応募者の社会人としてのマナーや思いやり、サービス精神など様々な面で判断されています。頑張りどころです！

採用担当者の目に留まるような魅力ある書類を提出し、あなたの印象をアップさせてくださいね。