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内定辞退のマナー

2018.3.13

複数の会社から内定通知をもらったら、その中から自分にとって本当に良いと思う企業に「内定(入社)承諾」を行い、それ以外の企業には内定を辞退する旨を伝えなくてはいけません。今回のコラムでは、内定を辞退する際のマナーや連絡の仕方、伝え方などを見ていきましょう。

転職活動では、同時進行で複数の会社に応募することはよくあることです。その結果、複数の会社から同時に内定通知を受けとることもあります。

複数の会社から内定通知をもらったら、その中から自分にとって本当に良いと思う企業に「内定(入社)承諾」を行い、それ以外の企業には内定を辞退する旨を伝えなくてはいけません。

相手にとって都合の悪いことを伝えることは、誰にとっても気が重いことです。だからと言って、内定通知に返答しなかったり、相手からの連絡を無視したりすることは言語道断!辞退する会社に多大な迷惑をかけることはもちろん、社会人としての資質が問われてしまいます。必ず内定辞退の連絡をしましょう!

それでは内定を辞退する際のマナーや連絡の仕方、伝え方などを見ていきましょう。

内定辞退はいつまでにするの?

内定辞退を連絡する時期ですが、求人企業にとっては「すぐにも返事がほしい」というのが本音でしょう。

それを踏まえた上で、会社からの回答期限の提示があった場合、必ずその期限内に回答を返すようにしましょう。

また、具体的な回答期限が設けられなかった場合、3日以内を目安に、長くても1週間以内に辞退する旨の連絡をしましょう。

回答期限の有無にかかわらず、内定辞退が確定した時点で、できるだけ早く連絡することが内定を出してくれた企業への礼儀であり、かける負担を最小限に抑えられる方法だということを理解しておきましょう。

他の企業の内定を待ちたい場合もあると思います。その場合は、期限の延長、もしくは返答に少し時間が欲しいという内容を具体的な日数などを添えて自ら申し出ましょう。そして辞退が確定した際は、できるだけ早く連絡をするようにしましょう。

電話orメール?連絡の方法は?

基本的には相手に確実に伝わる「電話」で連絡することが推奨されています。また、一方的になりがちなメールと違って、電話の方がより誠実さや謝罪の気持ちが伝わることでしょう。

「相手が連絡を受け取ったかどうか」がわからないメールで内定辞退を伝えるのは、企業からメールで回答するように指示があった場合や、電話で担当者を捕まえられなかった場合に限ると覚えておきましょう。

とは言え内定辞退の連絡は、次の採用活動の準備などをしなければいけない求人企業にとって、早ければ早いほど負担が少なくなるものです。電話で担当者が捕まらない場合はすぐにメールを送るなど、臨機応変に対応しましょう。

どうやって伝える?4つのポイント

内定辞退を伝える時、相手の心証を少しでも良くするために次の4つのポイントを連絡内容に盛り込んでみましょう。

1. 内定通知へのお礼を最初に伝える

2. 辞退することをはっきりと伝える

3. 辞退理由を聞かれたら、伝える内容は慎重に選ぶ

4. 辞退することへの誠意ある謝罪の気持ちを伝える

せっかく縁あって内定を出してくれた会社です。審査の過程でお世話になったこと、辞退することで迷惑をかけてしまうことを思い出し、誠実に、謙虚に伝えられると良いと思います。

また、トラブルを避けるためにも「内定を辞退させていただきたい」ということははっきり伝えましょう。

辞退理由は聞かれない限りあえて伝える必要はありませんが、企業側から「今後の参考にしたいので」と辞退理由を聞かれることもあります。その時は正直に、面接で聞いた仕事内容や自身の適性を検討した結果、「他社の内定を受けることにしました」と伝えてしまっても良いと思います。

ただし、いくら正直にと言われても、具体的な社名や「他社の待遇の方が良かった」など、角が立つようなことを言うのは避けた方が良いでしょう。

内定辞退の連絡を電話でする場合は、あらかじめ話す内容や想定問答などを用意しておくと安心でしょう。以下モデルトークをご用意しましたのでご活用ください。

モデルトーク&メール文例

【電話の場合】

お世話になります。内定の通知をいただきました〇〇〇〇(名前)と申します。

この度は、内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。

実は大変申し上げにくいのですが、内定を辞退させていただきたくご連絡しました。

―理由を伝える/理由を聞かれた場合―

・誠に身勝手な言い分ですが、自分の適性を改めて鑑みた結果、別の会社とのご縁を感じ、そちらの会社に入社する意志を固めました。

・将来を左右することですので、十分に考え悩んだ末、私の個人的な事情もあり、勝手ながら辞退させていただきたく決断いたしました。

御社にご迷惑をおかけすることになり誠に申し訳ございません。何卒よろしくお願い申し上げます。

【メールの場合】

件名:内定辞退のご連絡

本文:

△△△株式会社 人事部

□□様

お世話になっております。内定の通知をいただきました、〇〇〇〇です。

先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

このようなうれしいお知らせをいただきながら誠に恐縮なのですが、検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

面接をご担当いただいた□□様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまには大変お世話になっておきながら、このようなお返事で誠に申し訳ございません。

本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となるところを、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

———————–

氏名
連絡先

おわりに

気が進まない内定辞退の連絡ですが、企業の心証を悪くせずに穏便に内定を辞退するためには、「できるだけ早く」「誠実に」返答することで誠意を示しましょう。

どうしても企業とのやり取りに自信が持てないという人は、転職エージェントや人材紹介会社さんに相談してみるのも良いかもしれませんね。

この記事を書いたコンシェルジュ

キャリア編集部 キャリア編集部

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